Główny/Starszy specjalista administracyjny

Główny/Starszy specjalista administracyjny (Asystent/Asystentka Dyrektora)

Twój zakres obowiązków

• Prowadzenie spraw administracyjno-biurowych i sekretariatu Dyrektora Instytutu, w tym m.in.:
• przygotowywanie pism, dokumentów, prezentacji, raportów, analiz, zestawień,
• obsługa głównej poczty firmy,
• pomoc w organizacji czasu przełożonego,
• prowadzenie terminarza i umawianie spotkań,
• organizacja i obsługa podróży służbowych, narad, spotkań, konferencji,
• nadzór nad obiegiem dokumentów,
• obsługa elektronicznego systemu obiegu dokumentów oraz platformy ePUAP i e-Doręczenia,
• archiwizacja dokumentów,
• komunikacja telefoniczna i mailowa z partnerami biznesowymi, jak również z jednostkami administracji publicznej,
• dbałość o wygląd biura i stan urządzeń biurowych,
• dbałość o zaopatrzenie sekretariatu w produkty spożywcze, materiały biurowe i promocyjne firmy.

Nasze wymagania

• wykształcenie wyższe II stopnia (preferowany kierunek: prawo, administracja, ekonomia, zarządzanie, public relations),
• biegła znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie potwierdzona certyfikatem),
• biegła umiejętność obsługi komputera (znajomość programów, tj. Microsoft Office) i urządzeń biurowych,
• minimum 5-letnie doświadczenie na stanowisku związanym z zarządzaniem biurem dyrekcji lub zarządu,
• wysoka kultura osobista,
• znajomości etykiety biznesowej,
• wysoko rozwinięte kompetencje interpersonalne,
• bardzo dobre umiejętności organizacyjne, umiejętność koordynowania wielu spraw jednocześnie,
• odporność na stres oraz zdolność pracy pod presją czasu,
• kreatywność i odpowiedzialność,
• umiejętność rozwiązywania problemów,
• zaangażowanie w terminowe realizowanie zadań,
• sumienność, dokładność i odpowiedzialność,
• umiejętność pracy zespołowej oraz samodzielnej,
• umiejętność budowania pozytywnych relacji opartych o zasady dobrej współpracy.
• kursy z zarządzania, administracji,
• znajomość przepisów o ochronie danych osobowych, przepisów ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy,
• znajomość systemu zarządzania ISO 9001:2015,
• posiadanie prawa jazdy kat. B,
• pozytywne referencje z poprzednich miejsc pracy.

To oferujemy

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę,
• bogaty pakiet socjalny: dofinansowanie do karty sportowej, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe na życie, a także dofinansowanie do wypoczynku letniego, bony i wiele innych świadczeń socjalnych w ramach ZFŚS,
• ruchome godziny rozpoczęcia pracy (6:30-8:00),
• wsparcie zespołu na każdym etapie zatrudnienia.

Aplikację wraz z dopiskiem zgody na przetwarzanie danych osobowych prosimy przesłać w terminie do 22.02.2024 r.

Aplikuj