Specjalista ds Administracji i Finansów

1 tydzień temu

Gdańsk, Polska HR Solutions Group Sp. z o.o. Pełny etat

Nasz Klient-  dynamicznie rozwijająca się międzynarodowa firma inżynieryjna, specjalizująca się w tworzeniu zaawansowanej automatyki oraz oprogramowania technicznego. Firma jest częścią skandynawskiej grupy, która od lat dostarcza innowacyjne rozwiązania technologiczne dla różnych sektorów przemysłu. 

Cel stanowiska: zapewnienie sprawnego funkcjonowania operacyjnego firmy poprzez efektywne zarządzanie zadaniami administracyjnymi, finansowymi oraz marketingowymi. Osoba na tym stanowisku wspiera kluczowe procesy biznesowe, w tym zaopatrzenie biura, zarządzanie umowami i fakturami, współpracę z dostawcami oraz koordynację działań marketingowych. Dodatkowo, rola ta obejmuje wspieranie działu kadr w zakresie ewidencji czasu pracy oraz rozliczeń delegacji.

Zakres obowiązków

W zakresie Administracji i finansów:

  • Zaopatrzenie biura w środki czystości, artykuły spożywcze i biurowe
  • Kontakt z dostawcami zewnętrznymi
  • Przygotowywanie umów dla klientów na bazie ofert przygotowanych przez sprzedawców
  • Nanoszenie poprawek i aktualizacja draftów umów oraz przygotowywanie aneksów do umów
  • Obsługa systemu do zamówień w zakresie weryfikacji poprawności wprowadzonych danych względem umów z klientami
  • Obsługa systemu do księgowania w zakresie wystawiania faktur miesięcznych, kwartalnych, rocznych oraz korekt
  • Obsługa programu  do przesyłania faktur
  • Sprawdzanie poprawności danych finansowych w systemach
  • Współpraca z prawnikiem (w zakresie wszelkich aspektów prawnych dotyczących umów, skompletowanie dokumentów do sprawozdania rocznego do KRS)
  • Wysyłanie oraz odbieranie korespondencji (poczta, kurierzy)
  • Monitorowanie terminów faktur i umów z klientami
  • Współpraca z księgowymi z zewnętrznego biura księgowego i dostarczanie im niezbędnych dokumentów
  • Współpraca z działem finansowym z Centrali skandynawskiej

W zakresie Marketingu:

  • Zamawianie materiałów marketingowych (np. roll-up, gadżety reklamowe, ulotki)
  • Współpraca z działem marketingu w skandynawskiej Centrali
  • Pomoc przy webinarach, konferencjach i innych wydarzeniach
  • Sprawdzanie poprawności tłumaczenia treści otrzymanych z działu marketingowego z języka angielskiego na polski

W zakresie HR:

  • Rozliczanie zaliczek pracowników oraz delegacji
  • Przygotowywanie ewidencji czasu pracy
  • Pomoc w tworzeniu regulaminów
  • Kontakt ze szkoleniowcem BHP
  • Współpraca z zewnętrznym Biurem Kadrowym

Oczekujemy

  • Wykształcenie i doświadczenie:

    • Wykształcenie wyższe, preferowane kierunki: administracja, finanse, marketing, zarządzanie lub pokrewne.
    • Minimum 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku.

  • Umiejętności techniczne i znajomość narzędzi:

    • Znajomość systemów finansowo-księgowych oraz systemów do zamówień (np. Younium).
    • Doświadczenie w pracy z programami do zarządzania relacjami z klientami (CRM) i systemami do fakturowania
    • Dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel.

  • Znajomość języków:

    • Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (współpraca z zagranicznymi oddziałami firmy).

  • Kompetencje miękkie:

    • Doskonałe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem.
    • Wysoka komunikatywność i umiejętność współpracy w zespole.
    • Umiejętność analitycznego myślenia i rozwiązywania problemów.
    • Zdolność do pracy pod presją czasu i w dynamicznym środowisku.

  • Dodatkowe atuty:

    • Doświadczenie w pracy w międzynarodowym środowisku.
    • Znajomość procedur kadrowych i przepisów związanych z ewidencją czasu pracy oraz rozliczaniem delegacji.
    • Doświadczenie w organizacji wydarzeń marketingowych (webinary, konferencje).

Oferta zawiera:

  • Praca od zaraz
  • Pierwsza umowa na okres 6 miesięcy (dowolny rodzaj), następna przedłużona na dowolny okres według oczekiwań
  • Stałe wynagrodzenie
  • Współpraca z międzynarodową skandynawską firmą inżynieryjną tworzącą automatykę i oprogramowanie techniczne
  • Komfortowe warunki pracy i rewelacyjny zespół
  • Ogromne możliwości rozwoju
  • Bezpośrednia współpraca z Prezesem polskiego oddziału
  • Biuro zlokalizowane w Gdańsk Morena

  • Praktykant/Praktykantka ds. rekrutacji i administracji

    2 tygodni temu

    Gdańsk, Pomerania, Polska Antal Sp. z o.o. Pełny etat

    Antal jest liderem rekrutacji specjalistów i menedżerów oraz doradztwa HR. Marka obecna jest w 35 krajach, w Polsce działa od 1996 roku. Biura w Warszawie, Wrocławiu, Krakowie, Poznaniu oraz Gdańsku prowadzą projekty w Polsce i za granicą, dla największych globalnych oraz lokalnych przedsiębiorstw z wszystkich sektorów...

  • Specjalista ds. Administracji Transportu

    3 tygodni temu

    Gdańsk, Trójmiasto, Polska BFI Sp. z.o.o. Pełny etat

    Szukasz miejsca, w którym można rozwinąć skrzydła i mieć rzeczywistą satysfakcję z pracy? Aplikuj teraz i dołącz do ekipy specjalistów, którzy naprawdę lubią swoją pracę oraz siebie nawzajem!Zadania i obowiązki, które będą na Ciebie czekały:Kompletowanie dokumentów transportowych i ich archiwizacjaKontrola poprawności danych...

  • Specjalista ds. Projektów Naukowych

    2 tygodni temu

    Gdańsk, Pomerania, Polska Jobhouse Sp. z o.o. Pełny etat

    W tym momencie poszukujemy kandydatów na posadę:Specjalista ds. Projektów NaukowychLokalizacja: GdańskOferujemy:Umowę o pracę (dostosowaną do Twoich potrzeb);Benefity;Wydarzenia integracyjne i świąteczne;Dodatkowe dni wolne w roku;Możliwość darmowego kursu j. angielskiego;Stabilne zatrudnienie na nowoczesnej uczelni prywatnej.Zakres...

  • Kierownik Administracji i Finansów

    2 tygodni temu

    Gdańsk, Polska Alter Investment S.A. Pełny etat

    Będziesz odpowiedzialny za:Zarządzanie compliance i obsługą organizacyjno-finansowąNadzór nad sekretariatem i administracjąReprezentowanie Spółki i podmiotów powiązanychPrzygotowywanie dokumentów korporacyjnychKoordynacja pracy działuRejestracja i monitorowanie zobowiązań formalnoprawnychWprowadzanie procedur optymalizacyjnychNadzór nad...

  • Specjalista ds. administracji z j. niemieckim

    2 tygodni temu

    Gdańsk, Pomerania, Polska Instytut Rozwoju Kapitału Ludzkiego Sp. z o.o. Pełny etat

    Cenimy jakość, profesjonalizm i dbamy o rozwijanie potencjału naszych pracowników. Jeśli jesteś osobą z pasją do pracy administracyjnej i posługujesz się językiem niemieckim, ta oferta może być dla CiebieNasz klient poszukuje utalentowanej osoby na stanowisko: Specjalista ds. administracji z j. niemieckimLokalizacja: Gdańsk...

  • Specjalista ds. administracji z j. niemieckim

    2 miesięcy temu

    Gdańsk, Polska Instytut Rozwoju Kapitału Ludzkiego Sp. z o.o. Pełny etat

    Cenimy jakość, profesjonalizm i dbamy o rozwijanie potencjału naszych pracowników. Jeśli jesteś osobą z pasją do pracy administracyjnej i posługujesz się językiem niemieckim, ta oferta może być dla Ciebie!Nasz klient poszukuje utalentowanej osoby na stanowisko: Specjalista ds. administracji z j....

  • Specjalista ds. administracji z j. niemieckim

    2 miesięcy temu

    Gdańsk, Polska Instytut Rozwoju Kapitału Ludzkiego Sp. z o.o. Pełny etat

    Cenimy jakość, profesjonalizm i dbamy o rozwijanie potencjału naszych pracowników. Jeśli jesteś osobą z pasją do pracy administracyjnej i posługujesz się językiem niemieckim, ta oferta może być dla Ciebie!Nasz klient poszukuje utalentowanej osoby na stanowisko: Specjalista ds. administracji z j....

  • Specjalista ds. administracji z j. niemieckim

    2 miesięcy temu

    Gdańsk, Polska Instytut Rozwoju Kapitału Ludzkiego Sp. z o.o. Pełny etat

    Cenimy jakość, profesjonalizm i dbamy o rozwijanie potencjału naszych pracowników. Jeśli jesteś osobą z pasją do pracy administracyjnej i posługujesz się językiem niemieckim, ta oferta może być dla Ciebie!Nasz klient poszukuje utalentowanej osoby na stanowisko: Specjalista ds. administracji z j. niemieckimLokalizacja:...

  • Specjalista ds. administracji z j. niemieckim

    1 miesiąc temu

    Gdańsk, Polska Instytut Rozwoju Kapitału Ludzkiego Sp. z o.o. Pełny etat

    Cenimy jakość, profesjonalizm i dbamy o rozwijanie potencjału naszych pracowników. Jeśli jesteś osobą z pasją do pracy administracyjnej i posługujesz się językiem niemieckim, ta oferta może być dla Ciebie!Nasz klient poszukuje utalentowanej osoby na stanowisko: Specjalista ds. administracji z j. niemieckimLokalizacja:...

  • Specjalista ds. administracji z j. niemieckim

    4 tygodni temu

    Gdańsk, Polska Instytut Rozwoju Kapitału Ludzkiego Sp. z o.o. Pełny etat

    Cenimy jakość, profesjonalizm i dbamy o rozwijanie potencjału naszych pracowników. Jeśli jesteś osobą z pasją do pracy administracyjnej i posługujesz się językiem niemieckim, ta oferta może być dla Ciebie!Nasz klient poszukuje utalentowanej osoby na stanowisko: Specjalista ds. administracji z j....

  • Specjalista ds. pozyskiwania funduszy europejskich

    2 tygodni temu

    Gdańsk, Pomerania, Polska BUSINESS BRIDGE GROUP Sp. z o.o. Pełny etat

    Business Bridge Group to profesjonalna agencja rekrutacyjna, którą tworzą doświadczeni i skuteczni ludzie. W praktyce oznacza to, że szukamy i - co ważniejsze - znajdujemy odpowiednich specjalistów i menedżerów dla firm, które działają w Polsce i UE, a wybranym kandydatom oferujemy satysfakcjonującą pracę.Obecnie dla naszego Klienta - firmy...

  • Kierownik Administracji i Finansów

    3 tygodni temu

    Gdańsk, pomorskie, Trójmiasto, Polska Alter Investment S.A. Pełny etat

    Będziesz odpowiedzialny za: Zarządzanie compliance i obsługą organizacyjno-finansową Nadzór nad sekretariatem i administracją Reprezentowanie Spółki i podmiotów powiązanych Przygotowywanie dokumentów korporacyjnych Koordynacja pracy działu Rejestracja i monitorowanie zobowiązań formalnoprawnych Wprowadzanie procedur optymalizacyjnych Nadzór...

  • Specjalista ds. pozyskiwania funduszy europejskich

    1 miesiąc temu

    Gdańsk, Polska BUSINESS BRIDGE GROUP Sp. z o.o. Pełny etat

    Business Bridge Group to profesjonalna agencja rekrutacyjna, którą tworzą doświadczeni i skuteczni ludzie. W praktyce oznacza to, że szukamy i - co ważniejsze - znajdujemy odpowiednich specjalistów i menedżerów dla firm, które działają w Polsce i UE, a wybranym kandydatom oferujemy satysfakcjonującą pracę.Obecnie dla naszego Klienta - firmy...

  • Specjalista ds. pozyskiwania funduszy europejskich

    4 tygodni temu

    Gdańsk, Polska BUSINESS BRIDGE GROUP Sp. z o.o. Pełny etat

    Business Bridge Group to profesjonalna agencja rekrutacyjna, którą tworzą doświadczeni i skuteczni ludzie. W praktyce oznacza to, że szukamy i - co ważniejsze - znajdujemy odpowiednich specjalistów i menedżerów dla firm, które działają w Polsce i UE, a wybranym kandydatom oferujemy satysfakcjonującą pracę.Obecnie dla naszego Klienta - firmy...

  • koordynator ds. administracji w klinice weterynaryjnej

    2 tygodni temu

    Gdańsk, Pomerania, Polska Randstad Polska Sp. z o.o. Pełny etat

    Razem z naszym Klientem - rozwijającą się siecią specjalistycznych klinik weterynaryjnych, poszukujemy koordynatora administracji do nowej placówki weterynaryjnej w Gdańsku.Jeśli masz doświadczenie w obszarze administracji w branży - w placówkach weterynaryjnych lub medycznych, zapraszamy do złożenia aplikacji.Chętnie przedstawimy więcej...

  • Specjalista ds. Projektów Naukowych

    1 miesiąc temu

    Gdańsk, Polska Jobhouse Sp. z o.o. Pełny etat

    W tej chwili dla naszego Klienta, firmy z branży edukacji (szkolnictwo wyższe) poszukujemy kandydatów na stanowisko: Specjalista ds. Projektów NaukowychGdańskZapewniamyUmowę o pracę (jesteśmy otwarci na Twoje oczekiwania);Benefity;Imprezy integracyjne i świąteczne;Dodatkowe dni wolne w ciągu roku;Możliwość udziału w bezpłatnym kursie j....

  • Specjalista ds. Projektów Naukowych

    4 tygodni temu

    Gdańsk, Polska Jobhouse Sp. z o.o. Pełny etat

    W tej chwili dla naszego Klienta, firmy z branży edukacji (szkolnictwo wyższe) poszukujemy kandydatów na stanowisko: Specjalista ds. Projektów NaukowychGdańskZapewniamyUmowę o pracę (jesteśmy otwarci na Twoje oczekiwania);Benefity;Imprezy integracyjne i świąteczne;Dodatkowe dni wolne w ciągu roku;Możliwość udziału w bezpłatnym kursie j....

  • Specjalista ds. sprzedaży z językiem węgierskim

    2 tygodni temu

    Gdańsk, Pomerania, Polska PMSolutions Pełny etat

    Specjalista ds. sprzedaży z językiem węgierskim at PMSolutions / Pracuj w IT Strona Główna Pozostale-oferty Specjalista ds. sprzedaży z językiem węgierskim Ogłoszenie archiwalne, może być już nieaktualne. Specjalista ds. sprzedaży z językiem węgierskim Lokalizacja:Gdańsk Ogłoszenie Bezpośrednie Szczegóły oferty: Specjalista ds....

  • Specjalista(ka) ds. kadr

    2 tygodni temu

    Gdańsk, Pomerania, Polska Foundever Pełny etat

    Specjalista(ka) ds. kadr Specjalista / Specjalistka ds. Kadr Dołącz do nas w Foundever Foundever jest jednym z wiodących przedsiębiorstw w branży firm dostarczających rozwiązania z zakresu outsourcingu procesów biznesowych, marketingu cyfrowego, szkoleń i zarządzania talentami, technologii i innowacji, konsultingu i analityki. Specjalistka...

  • Specjalista ds. Zakupów

    2 miesięcy temu

    Gdańsk, Polska PKN ORLEN S.A. Pełny etat

    Twój zakres obowiązków Organizowanie i przeprowadzanie procesów zakupowych Prowadzenie negocjacji w zakresie warunków handlowych i umów Dokumentowanie prowadzonych postępowań zakupowych zgodnie z obowiązującymi regulacjami Monitorowanie prowadzonych postępowań zakupowych Prowadzenie sprawozdawczości w obszarze zakupów Opracowywanie...