Starszy inspektor

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

-

- praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych,

- praca w siedzibie Delegatury Urzędu w Zamościu, możliwe również wyjazdy służbowe (w trakcie wyjazdów służbowych warunki świadczenia pracy mogą nie być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych),

- praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym,

- większość czynności wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę, prowadzenie rozmów telefonicznych, obsługa interesantów.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

-

- praca siedząca w pozycji wymuszonej przed ekranem komputerowym,

- brak barier architektonicznych utrudniających wykonywanie pracy i dostępność do pomieszczeń biurowych i do pomieszczeń sanitarnych. Zapewniają to podjazdy dla osób na wózkach inwalidzkich, drzwi o odpowiedniej szerokości,

- brak oznaczeń dla osób niewidomych,

- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz niesłyszącym.

Zakres zadań

- zapewnia właściwe funkcjonowanie sekretariatu. Przyjmuje i rejestruje w systemie EZD korespondencję wpływającą do Delegatury, przedkłada Dyrektorowi Delegatury w celu jej dekretacji i podpisania złożonych pism. Doręcza poszczególnym stanowiskom pracy korespondencję zgodnie z dekretacją Dyrektora w systemie EZD oraz wysyła korespondencję przygotowaną przez pracowników Delegatury, w celu zapewnienia jej ewidencji oraz prawidłowego obiegu dokumentów. Prowadzi kalendarz spotkań i narad służbowych Dyrektora oraz wyjść służbowych. Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne do Dyrektora, jak też do pracowników Delegatury, udziela informacji interesantom, zarówno w zakresie organizacji pracy Delegatury, jak też kieruje do odpowiednich stanowisk merytorycznych Delegatury, w celu zapewnienia właściwej obsługi klienta w Delegaturze,
- prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników Delegatury (praca zdalna, urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, bezpłatne, szkoleniowe oraz związane z rodzicielstwem, delegacje, wyjścia w celu załatwienia spraw osobistych i ich odpracowywanie, przebywanie pracowników na terenie Delegatury poza obowiązującymi godzinami pracy), sporządza i weryfikuje listy obecności oraz wylicza efektywny czas pracy. W zakresie spraw kadrowych współdziała z Biurem Organizacji, Kadr i Budżetu Urzędu i innymi komórkami Urzędu (sprawy osobowe pracowników, sprawy socjalne pracowników oraz emerytów). W zakresie bhp wydaje skierowania na badania wstępne, okresowe i kontrolne pracownikom Delegatury, prowadzi ewidencję w tym zakresie – w celu zapewnienia realizacji ustawowych zadań pracodawcy względem zatrudnionych pracowników,
- prowadzi sprawy organizacyjne Delegatury – sporządza informacje i analizy, współdziała w sprawach organizacyjnych z Wydziałami Urzędu w celu zapewnienia prawidłowego procesu komunikacji wewnętrznej pomiędzy Urzędem w Lublinie a Delegaturą,
- prowadzi sprawy związane z organizacją, nadzorem i przebiegiem: staży dla bezrobotnych (przygotowanie wniosków stażowych, opracowanie programów staży i przygotowanie umów zleceń jako zobowiązań po stażu) oraz praktyk zawodowych studentów i uczniów, w celu wypełnienia obowiązków pracodawcy wynikających z umów stażowych zawieranych z urzędami pracy, uczelniami wyższymi oraz fundacjami/stowarzyszeniami, kierującymi osoby do nabycia umiejętności praktycznych do wykonywania pracy lub zawodu przez wykonywanie zadań w miejscu pracy, bez nawiązania stosunku pracy pomiędzy pracodawcą, a stażystą, a także wypełnienia zobowiązań wynikających z umów o organizację praktyk,
- wystawia zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla pracowników byłego Urzędu Wojewódzkiego w Zamościu, w celu udokumentowania stosunku pracy i płacy na żądanie byłych pracowników Urzędu Wojewódzkiego w Zamościu.