Asystent

Warunki pracy

CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY:

Stanowisko utworzone w celu zapewnienia obsługi urządzenia utajnionego łączności telekopiowej oraz urządzeń jawnych łączności telefonicznej i telekopiowej, zapewnienia właściwego obiegu korespondencji jawnej i niejawnej.

WARUNKI PRACY ORAZ MIEJSCE I OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY:

-

- praca biurowa;

- praca w Placówce SG w Rzeszowie - Jasionce (stanowisko pracy zlokalizowane na pierwszym piętrze);

- wyjazdy służbowe;

- praca zmianowa;

- narzędzia i materiały pracy, w szczególności komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner;

- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin;

- możliwość poruszania się po budynku, zainstalowane windy/podjazdy

- brak oznaczeń dla osób niewidomych;

- pomieszczenie higieniczno - sanitarne nieprzystosowane dla osób niepełnosprawnych;

- budynek posiada podjazd dla osób niepełnosprawnych;

- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym.

CZAS PRACY: system równoważny (godz. pracy od 07:00 do 19:00 oraz od 19:00 do 07:00).

LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW: brak.

UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA:

-

- upoważnienie do wykonywania czynności kancelaryjnych w zakresie prowadzenia książki faksów, upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ:

Zadania wykonywane na stanowisku asystenta mają charakter jednolity, określony odpowiednimi procedurami. Stanowisko pracy wymaga realizacji zadań w sposób systematyczny i rzetelny. Zadania wymagają bardzo dobrej znajomości procedur i wytycznych w ww. zakresie. Zmiany w przepisach, procedurach i wytycznych wymagają od pracownika umiejętności interpretacji oraz aktualizacji posiadanej wiedzy (kilka razy w roku). Osoba na tym stanowisku, z uwagi na częste kontakty z funkcjonariuszami oraz pracownikami, powinna cechować się komunikatywnością i wysoką kulturą osobistą. Na opisywanym stanowisku pracy nie jest wymagana kreatywność, ponieważ obieg dokumentów odbywa się według ściśle określonych procedur.

Przykłady:

-

- obsługa stanowiska abonenckiego SUŁT SG „TURKUS”/”AGAT” zgodnie ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa;

- prowadzenie rejestrów korespondencji jawnej i niejawnej;

- prowadzenie dokumentacji ewidencji wyjazdów pojazdów służbowych.

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:

Praca polega na zapewnieniu terminowego i zgodnego z przepisami obiegu korespondencji jawnej i niejawnej, wchodzącej i wychodzącej, przestrzeganiu przepisów bezpieczeństwa użytkowanych sieci informatycznych służących do przetwarzania informacji niejawnych zgodnie z ich dokumentacją bezpieczeństwa. W przypadku zaistnienia sytuacji bezprecedensowych decyzje podejmowane są w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym, a od pracownika oczekuje się przedstawienia propozycji rozwiązań zgodnych z przepisami.

Przykłady:

-

- prowadzenie rejestrów korespondencji jawnej i niejawnej w oparciu o wewnętrznie ustalone procedury;

- prowadzenie dokumentacji ewidencji wyjazdów pojazdów służbowych.

HORYZONT CZASOWY PLANOWANIA: do 1 miesiąca.

KONTAKTY ZEWNĘTRZNE:

-

- kilka razy w tygodniu:

-

- z organami zewnętrznymi (sądy, prokuratury, Policja, itp.) w celu ustalenia numerów kontaktowych oraz potwierdzenia wysłanej korespondencji.

CZYNNIKI SZCZEGÓLNIE UTRUDNIAJĄCE WYKONYWANIE ZADAŃ: brak.

Zakres zadań

- obsługuje stacje łączności telekopiowej SUŁT SG ,,TURKUS”/”AGAT” oraz prowadzi dokumentację ewidencyjną zgodnie z procedurami i przepisami kancelaryjnymi, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu informacji
- przesyła, przyjmuje oraz na bieżąco prowadzi ewidencję dokumentów niejawnych oraz jawnych otrzymywanych i wysyłanych, jak również terminowo dostarcza dokumenty do właściwych adresatów w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w placówce
- prowadzi dokumentację ewidencji wyjazdów pojazdów służbowych, wydaje/przyjmuje Książki kontroli prowadzenia pojazdów dla uprawnionych kierowców, prowadzi Dziennik rozchodu MPS i użytkowania kart paliwowych w celu sprawnego i prawidłowego użytkowania sprzętu transportowego placówki
- sprawdza poprawność dokumentów niejawnych oraz jawnych pod względem formalnym, zgodności załączników ze stanem faktycznym w celu podjęcia decyzji o przyjęciu dokumentu do rejestracji/wysłania bądź odmowie przyjęcia ze względu na niespełnienie wymogów formalnych
- ewidencjonuje, terminowo przekazuje i dostarcza do adresatów korespondencję faksową i elektroniczną wchodzącą/wychodzącą w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów
- terminowo przekazuje i dostarcza do adresatów korespondencję niejawną, zapewnia bezpieczeństwo i ochronę przed dekonspiracją w celu zapewnienia właściwego obiegu informacji niejawnych
- zapewnia ciągłą obsługę sprzętu łączności i informatyki znajdującego się w użytkowaniu w celu prawidłowego funkcjonowania placówki