Specjalista ds. organizacji pracy biura i obsługi klienta

Specjalista ds. organizacji pracy biura i obsługi klienta

Łódź (praca stacjonarna)

Godziny: 7:00–15:00

Umowa o pracę, pełen etat

O NAS

ARTAL to rodzinna firma z 40-letnim doświadczeniem w produkcji medali, przypinek, breloków i innych wyrobów metalowych tworzonych na zamówienie.

Pracujemy projektowo — dla dużych marek, agencji reklamowych, instytucji publicznych, organizatorów wydarzeń oraz klientów indywidualnych. Każdy projekt jest inny, personalizowany i prowadzony od pierwszego kontaktu do finalnego produktu, dlatego kluczowe są dla nas: porządek informacyjny, terminowość, odpowiedzialność oraz sprawna komunikacja między działami.

KOGO SZUKAMY?

Szukamy osoby bardzo dobrze zorganizowanej, która naturalnie odnajduje się w pracy procesowej, wielowątkowej i opartej na jasnej strukturze.

Osoby, która potrafi zebrać wiele informacji, zapytań i telefonów, a następnie ułożyć je w czytelny, uporządkowany system.

To rola dla kogoś, kto:

• lubi porządkować dane, układać zadania i pilnować szczegółów,
• zachowuje spokój przy dużej liczbie informacji
• sprawnie przełącza się między wątkami,
• dba o przejrzystość informacji,
• konsekwentnie prowadzi sprawy do końca,
• czerpie satysfakcję z zamykania projektów i koordynowania procesu.

Twoja praca obejmować będzie: kontakt z klientami, koordynację procesów wewnętrznych i współpracę z podwykonawcami.

To stanowisko jest łącznikiem między działem kreatywnym, klientem i produkcją — dlatego szukamy osoby, która lubi organizować pracę i wprowadzać porządek wszędzie tam, gdzie dzieje się dużo.

Zakres obowiązków

Koordynacja przepływu informacji

• zbieranie i porządkowanie danych od klientów
• przygotowywanie kompletnych briefów dla grafików i produkcji
• monitorowanie statusów realizacji i pilnowanie terminów
• dbanie o jasną i uporządkowaną komunikację między działami

Obsługa klienta (mailowa i telefoniczna)

• doprecyzowywanie szczegółów zamówień
• prowadzenie klientów przez proces realizacji
• przygotowywanie podsumowań i przekazywanie aktualnych statusów

Wsparcie operacyjne produkcji

• przekazywanie danych do realizacji
• nadzór nad terminowością procesu produkcyjnego
• organizacja wysyłek, dokumentów i kurierów

Współpraca z podwykonawcami

• składanie zamówień
• pilnowanie terminów i jakości komunikacji

Logistyka i administracja

• kontrola stanów magazynowych i uzupełnianie braków
• wsparcie w obiegu faktur oraz praca w KSeF (Krajowy System e Faktur od 2026)
• porządkowanie dokumentacji i wprowadzanie danych do systemów

Wymagania

Kompetencje

• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność koordynacji wielu wątków
• odporność na pracę pod presją czasu
• dokładność, skrupulatność i logiczne podejście do pracy
• wysoka kultura komunikacji (mailowej i telefonicznej)
• doświadczenie w pracy z dokumentami i danymi
• biegła znajomość:
  pakietu Office, Word, Excel
• umiejętność pracy w
  Teams
• gotowość do pracy w naszym wewnętrznym systemie (zapewniamy pełne wdrożenie)

Predyspozycje osobowościowe

• naturalna skłonność do porządkowania i systematyzowania
• stabilność, konsekwencja, odpowiedzialność
• satysfakcja z domykania procesów
• umiejętność pracy z różnymi klientami i różnymi stylami komunikacji

Mile widziane:
prawo jazdy kat. B.

Co oferujemy

• stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę (pełen etat)
• pracę stacjonarną w biurze w centrum Łodzi
• indywidualne stanowisko pracy, narzędzia pracy (laptop + telefon służbowy)
• stałe godziny pracy 7:00–15:00
• pełne wdrożenie do systemów i procesów
• partnerską atmosferę w firmie rodzinnej
• pracę przy różnorodnych, personalizowanych projektach
• pracę, w której dobra organizacja jest realnie widoczna i doceniana

Jak aplikować

Wraz z CV prosimy o krótką odpowiedź na pytania:

1. Jakie narzędzia lub metody pomagają Ci utrzymać porządek w wielu zadaniach jednocześnie?
2. Co jest dla Ciebie najważniejsze, żeby proces przebiegał sprawnie i bez chaosu?
3. Dlaczego uważasz, że praca wymagająca koordynacji wielu wątków i uzupełniania szczegółów jest dla Ciebie odpowiednia?