Młodsza Specjalistka/ Młodszy Specjalista

Młodsza Specjalistka/ Młodszy Specjalista /Specjalistka/ Specjalista

Miejsce pracy: Gdańsk

Jednostka organizacyjna: Dział Operacji Finansowych

Wymiar czasu pracy: pełny etat

Forma zatrudnienia: umowa o pracę

DO ZADAŃ OSOBY ZATRUDNIONEJ NA TYM STANOWISKU BĘDZIE NALEŻAŁO:

• profesjonalna obsługa zapytań i zgłoszeń pracowników (telefonicznie i mailowo)

w zakresie funkcjonowania elektronicznego obiegu dokumentów (EOD),
- wsparcie w rozwiązywaniu bieżących problemów merytorycznych dotyczących EOD, udzielanie bieżących informacji o statusie spraw w elektronicznym obiegu dokumentów,
- wsparcie w obiegu dokumentów w systemie i monitorowanie ich terminowości,
- współpraca z innymi działami Uczelni w celu zapewnienia kompleksowego wsparcia

w zakresie funkcjonowania systemu EOD,
- rejestracja, obsługa i koordynacja dokumentów związanych z zaciąganiem

i z rozliczaniem zobowiązań w elektronicznym obiegu dokumentów i systemie ERP,
- wprowadzanie dokumentów kosztowych krajowych i zagranicznych

do elektronicznego obiegu dokumentów (skanowanie i weryfikacja OCR),
- wstępna kontrola formalno-rachunkowa dokumentów księgowych i ich obiegu zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi procedurami,
- wsparcie w bieżących zadaniach Działu,
- koordynowanie elektronicznego obiegu dokumentów w zakresie obsługi faktur zakupowych w szczególności w zakresie dystrybucji, kontroli poprawności opisów i ich akceptacji przez osoby uprawnione,
- weryfikowanie powiązań faktur zakupowych z dokumentami (wnioski zakupowe, zamówienia zakupu, umowy).

OD KANDYDATEK/ KANDYDATÓW OCZEKUJEMY:

• minimum rok doświadczenia w pracy z klientem,
• praktyczna znajomość systemów ERP (np. TETA EDU),
• bardzo dobra znajomości pakietu MS OFFICE (w szczególności Excela),
• znajomość języka angielskiego na poziomie B1,
• znajomość podstaw rachunkowości,
• umiejętność weryfikacji informacji i dbania o wysoką jakość danych w systemach,
• umiejętność aktywnego słuchania i identyfikowania potrzeb klienta,
• umiejętność pracy pod presją czasu i określania priorytetów,
• umiejętność organizacyjne pracy własnej,
• komunikatywność i wysoka kultura osobista.

OFERUJEMY:

• stabilne zatrudnienie w jednej z najlepszych uczelni medycznych w Polsce,
• pracę w uczelni medycznej, która jako jedyna w Polsce posiada status uczelni badawczej,
• dodatkowe wynagrodzenie roczne,
• premie kwartalne,
• dofinansowanie do wypoczynku pracownika, tzw. "wczasy pod gruszą"
• dofinansowanie do wypoczynku dzieci,
• dofinansowanie do zajęć sportowo- rekreacyjnych i kulturalno-oświatowych,
• spotkania integracyjne pracowników,
• pożyczki na cele mieszkaniowe,
• dofinansowanie do kart sportowych,
• możliwość przystąpienia do grupowego ubezpieczenia na życie na preferencyjnych warunkach,
• pracę w modelu stacjonarnym.

ZASADY APLIKOWANIA:

• Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie aplikacji (CV) za pomocą przycisku APLIKUJ.
• Termin nadsyłania aplikacji to r.
• Aplikacje nadesłane w okresie pomiędzy terminem nadsyłania aplikacji, a końcem publikacji ogłoszenia, mogą zostać zakwalifikowane do procesu rekrutacji.
• Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

– informacja dla osób ubiegających się o zatrudnienie (kandydatów do pracy)

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z informujemy, iż:

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gdański Uniwersytet Medyczny z siedzibą w: Gdańsk ul. Marii Skłodowskiej-Curie 3a, zwany dalej Administratorem.

• Administrator danych osobowych powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail:

• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacji/ konkursu do pracy w Gdańskim Uniwersytecie Medycznym. Podstawę prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych stanowi wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) w powiązaniu z art. 221Kodeksu pracy, a w przypadku nauczycieli akademickich również art. 119 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

• W przypadku podania przez Panią/Pana danych wykraczających poza katalog danych opisany w Kodeksie Pracy, podstawą przetwarzania danych będzie Pani/Pana zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), a w przypadku podania danych szczególnych kategorii – Pani/Pana zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a) RODO). Zgodę stanowić będzie również wyraźne działanie potwierdzające, jakim jest przekazanie z własnej inicjatywy dodatkowych, w stosunku do wymaganych, danych osobowych.

• Pani/Pana dane osobowe mogą być też przetwarzane w celu obrony przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora i/lub art. 9 ust. 2 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

• Pani/Pana dane osobowe nie będą udostępniane innym odbiorcom, z wyjątkiem:
  
  a) podmiotów, z którymi Administrator zawarł stosowne umowy powierzenia przetwarzania;
  
  b) przypadków przewidzianych przepisami prawa.

• Pani/Pana dane będą przechowywane przez okres trwania procesu rekrutacji/ konkursu, a następnie nie dłużej niż 3 lata, licząc od daty zakończenia procesu rekrutacji/konkursu albo do czasu przedawnienia roszczeń.

• Podanie przez Panią/Pana danych osobowych w zakresie wynikającym z przepisów prawa jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym/ konkursowym. Podanie innych danych osobowych jest dobrowolne.

• Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

• Na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje Pani/Panu:

• prawo dostępu do treści swoich danych,
• prawo do ich sprostowania, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym,
• prawo do ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

INFORMATION CLAUSE ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

– information for job applicants (job candidates)

In accordance with Article 13 of the General Data Protection Regulation of 27 April 2016 (Official Journal of the European Union L 119 of 4 May 2016), we hereby inform you that:

• The controller of your personal data is the Medical University of Gdańsk with its registered office at: Gdańsk, ul. Marii Skłodowskiej-Curie 3a, hereinafter referred to as the Controller.

• The personal data controller has appointed a Data Protection Officer who can be contacted at the following e-mail address:

• Your personal data will be processed for the purpose of the recruitment process/competition for employment at the Medical University of Gdańsk. The legal basis for the processing of your personal data is the fulfilment of the legal obligation incumbent on the Controller (Article 6 Section 1 letter c) of the GDPR) in conjunction with Article 221 of the Labour Code, and in the case of academic teachers also Article 119 of the Law on Higher Education and Science, and the necessity to take action before concluding a contract (Article 6 Section 1 letter b) of the GDPR).

• If you provide data that goes beyond the scope of data described in the Labour Code, the basis for data processing will be your consent (Article 6 Section 1 letter a) of the GDPR), and in the case of providing special categories of data – your consent (Article 9 Section 2 letter a) of the GDPR). Consent will also be constituted by an explicit confirmatory action, such as providing additional personal data on your own initiative, beyond what is required.

• Your personal data may also be processed for the purpose of defending against claims on the basis of Article 6 section 1 letter f) of the GDPR – processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the Controller and/or Article 9 section 2 letter f) of the GDPR – processing is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims.

• Your personal data will not be disclosed to other recipients, except for:
  
  a) entities with which the Controller has concluded appropriate processing agreements;
  
  b) cases provided for by law.

• Your data will be stored for the duration of the recruitment process/competition, and then for no longer than 3 years from the date of completion of the recruitment process/competition or until the claims become time-barred.

• Providing your personal data to the extent required by law is necessary to participate in the recruitment/competition process. Providing other personal data is voluntary.

• Your personal data will not be subject to automated decision-making, including profiling.

• Under the provisions of the GDPR, you have the following rights:

• the right to access your data,
• the right to rectify your data if it is inaccurate,
• the right to erase your data, restrict its processing, and transfer it – in cases provided for by law,
• the right to object to the processing of your data,
• the right to lodge a complaint with the supervisory authority – the President of the Personal Data Protection Office – if you believe that the processing of your personal data violates the provisions on personal data protection,
• the right to withdraw consent at any time without affecting the lawfulness of the processing carried out on the basis of consent prior to its withdrawal, if the processing is based on consent.