Office Administrator Dodaj do ulubionych

Jesteśmy częścią Grupy Rathbane, współpracując ściśle z MJM oraz NTS Marine, świadcząc wysokiej jakości usługi w sektorze morskim i przemysłowym. Posiadamy biura w Polsce, Irlandii Północnej oraz Irlandii, zapewniając wsparcie klientom w całej Europie poprzez niezawodne rozwiązania projektowe i wykwalifikowany personel.

Jesteśmy dumni z profesjonalnego, przyjaznego i nowoczesnego środowiska pracy, w którym współpraca, efektywność oraz ciągłe doskonalenie stanowią fundament naszego działania.

Office Administrator

- Miejsce pracy: Gdańsk - Oliwa (pomorskie)
- Numer referencyjny: jobs.pl
- Forma zatrudnienia: Pełny etat

Cel / Zadanie

Wspieranie skutecznej realizacji kontraktów na czas, w ramach budżetu i na wysokim poziomie poprzez zapewnienie kompleksowego wsparcia administracyjnego dla Działu Kontraktów. Rola obejmuje również pomoc Kierownikowi Biura w koordynacji i sprawnym funkcjonowaniu oddziału firmy w Polsce.

Główne Obowiązki / Odpowiedzialności

Wsparcie administracyjne

- Wykonywanie ogólnych zadań administracyjnych dla Działu Kontraktów, w tym przygotowywanie arkuszy kalkulacyjnych, kart danych, e-maili, listów oraz innej dokumentacji z szerokim wykorzystaniem pakietu Microsoft Office.
- Utrzymywanie uporządkowanych systemów archiwizacji (cyfrowych i papierowych) w celu zapewnienia sprawnego przepływu pracy.
- Realizowanie obowiązków biurowych i sekretarskich wymagających znajomości procedur oraz rutynowych działań biurowych.
- Współpraca przy przygotowywaniu zleceń i kontaktów/kontraktów.

Podróże i zakwaterowanie

- Współpraca z Działem Podróży w celu zapewnienia sprawnej koordynacji logistyki podróży.
- Pomoc w organizacji podróży (loty, autobusy, taksówki itp.) w razie potrzeby.
- Organizowanie rezerwacji zakwaterowania, gdy jest to wymagane.

Finanse i dokumentacja

- Kompletowanie formularzy wydatków i obsługa paragonów dla brygadzistów morskich i terenowych.
- Zapewnienie kompletności i prawidłowego archiwizowania dokumentacji związanej z zapotrzebowaniem na pracowników.
- Przetwarzanie kart pracy (timesheets).

Koordynacja i komunikacja

- Współpraca z podwykonawcami w zakresie harmonogramów podróży, informacji projektowych i wymagań dokumentacyjnych.
- Pomoc w organizacji wiz dla podwykonawców i pracowników, jeśli jest to wymagane.
- Wspieranie komunikacji między działami w celu zapewnienia sprawnej realizacji kontraktów.

Tłumaczenia i wsparcie

- Tłumaczenie dokumentów firmowych, korespondencji i raportów w razie potrzeby (polski-angielski).
- Udzielanie ogólnego wsparcia Kierownikowi Biura w koordynacji codziennych działań oddziału firmy w Polsce.
- Wykonywanie innych zadań zleconych przez kierownictwo w granicach rozsądku.

Pożądane cechy

- Silne umiejętności organizacyjne oraz zdolność do skutecznego ustalania priorytetów.
- Doskonała dbałość o szczegóły i dokładność.
- Bardzo dobre umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej w języku polskim i angielskim.
- Postawa proaktywna oraz umiejętność pracy samodzielnej i zespołowej.
- Profesjonalne, życzliwe i pewne siebie podejście w kontaktach z współpracownikami i partnerami zewnętrznymi.
- Zdolność pracy pod presją czasu oraz dotrzymywania terminów.
- Wysoki poziom uczciwości, dyskrecji i poufności.
- Nastawienie na rozwiązywanie problemów oraz gotowość do podejmowania inicjatywy.
- Możliwość pracy poza standardowymi godzinami biurowymi, gdy jest to wymagane.

Doświadczenie zawodowe

- Udowodnione doświadczenie w pracy administracyjnej lub w roli wsparcia biurowego (preferowane 2+ lata).
- Doświadczenie w organizacji podróży służbowych i koordynacji logistyki będzie atutem.
- Doświadczenie we wspieraniu zespołów kontraktowych lub projektowych będzie mile widziane.
- Praktyka we współpracy z podwykonawcami lub partnerami zewnętrznymi będzie korzystna.
- Doświadczenie w obsłudze rozliczeń, wydatków i innej dokumentacji finansowej.
- Poprzednie doświadczenie w tłumaczeniach (polski-angielski) będzie dodatkowym atutem.
- Biegłość w obsłudze pakietu Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) oraz ogólnego oprogramowania biurowego.
- Znajomość oprogramowania Software in People Management mile widziana, ale nie wymagana.

Oferujemy

- Dogodne warunki pracy oraz dobre środowisko pracy w międzynarodowej, stabilnej i dynamicznie rozwijającej się firmie.
- Możliwość rozwoju zawodowego.
- Szkolenia - w Polsce i za granicą.
- Ciekawe wyzwania i różnorodne zadania.
- Możliwość zagranicznych wyjazdów służbowych, w tym wizyt na największych i najbardziej prestiżowych statkach wycieczkowych na świecie.
- Karty MultiSport oraz ubezpieczenie grupowe.
- Wydarzenia i integracje firmowe.

Inne informacje

Możesz zostać poproszony/a o udział w szkoleniach, kursach lub innych formach rozwoju zawodowego niezbędnych do wspierania celów firmy i spełniania oczekiwań dotyczących wyników pracy.

Specyfikacja stanowiska może ulec zmianie w zależności od potrzeb biznesowych.