Office Administrator

Dołącz do Wiodącego Globalnego Producenta Dubbingu i Napisów jako Recepcjonistka/Recepcjonista

Dlaczego Iyuno? W Iyuno pasjonujemy się dostarczaniem wysokiej jakości usług dubbingu i napisów, które łączą widzów na całym świecie. Dzięki silnej globalnej obecności i zaangażowaniu w doskonałość, ugruntowaliśmy naszą pozycję lidera branży. Jako część naszego zespołu będziesz mieć okazję pracować z kreatywnymi i oddanymi profesjonalistami z całego świata oraz uczestniczyć w projektach, które bawią i inspirują miliony. Dołącz do nas w tej ekscytującej podróży, gdzie będziesz częścią zespołu kształtującego doświadczenia rozrywkowe dla milionów.

Sprawdź naszą stronę internetową

Jako Recepcjonistka/Recepcjonista, staniesz się pierwszym punktem kontaktu dla naszych gości, dbając o pozytywny wizerunek firmy i o sprawne funkcjonowanie biura każdego dnia. Będziesz blisko współpracować z różnymi zespołami, aby realizować projekty na najwyższym poziomie. Twoje główne zadania będą obejmować obsługę aktorów oraz koordynację podpisywania i przepływu umów. Pozytywny vibe jest dla nas bardzo istotny, dlatego szukamy osoby, która wniesie do naszego zespołu dużo energii i entuzjazmu.

Kogo poszukujemy:

• Wysoka kultura osobista: szukamy kogoś, kto swoim miłym i przyjaznym usposobieniem sprawi, że zarówno nasi goście, jak i współpracownicy będą czuli się mile widziani.
• Niezawodność i praca zespołowa: potrzebujemy kogoś, kto jest godny zaufania, dobrze czuje się w zespole i zawsze wywiązuje się ze zobowiązań. Jeśli jesteś dobra/dobry we współpracy z innymi i można na Tobie polegać, zapraszamy do nas
• Umiejętności komunikacyjne: doskonałe umiejętności pisemnej i ustnej komunikacji są kluczowe, ponieważ Recepcjonistka/Recepcjonista będzie współpracować z wieloma zespołami oraz osobami spoza firmy, takimi jak aktorzy.
• Organizacja: wyjątkowe umiejętności organizacyjne są niezbędne dla skutecznego koordynowania działań. Umiejętność planowania i priorytetyzowania obowiązków pozwoli na osiąganie celów w wyznaczonym czasie.
• Obsługa sprzętu biurowego i znajomość pakietu MS Office: dobra znajomość pakietu MS Office i otwartość na naukę obsługi sprzętów biurowych. Twoje umiejętności techniczne umożliwią sprawne i efektywne wykonywanie codziennych obowiązków.
• Proaktywność: szukamy osoby, która potrafi przewidywać potencjalne problemy i podejmować działania, aby je rozwiązać, zanim się pojawią. Równie ważne jest także zauważanie problemów, zastanawianie się nad możliwymi rozwiązaniami i proponowanie ich przełożonej/przełożonemu. Twoja inicjatywa i zdolność do samodzielnego działania będą kluczowe dla utrzymania płynności pracy biura.

Twoje obowiązki:

• Praca w systemie zmianowym: 8:00-16:00 oraz 12:00-20:00.
• Reprezentowanie firmy: witanie gości, odbieranie telefonów, udzielanie informacji wszystkim odwiedzającym i dzwoniącym do siedziby firmy.
• Koordynacja umów i cesji aktorskich, obsługa aktorów przy współpracy z działem Bookingu, reżyserami i realizatorami.
• Ewidencja i archiwizacja list przewozowych, planów nagrań oraz list gości.
• Obsługa poczty wychodzącej i przychodzącej (listy, przesyłki kurierskie).
• Organizacja podróży służbowych pracowników: rezerwacja oraz zakup biletów lotniczych i hoteli.
• Kontrolowanie stanu i zamawianie artykułów spożywczych oraz biurowych.
• Zgłaszanie wszelkich usterek do firmy konserwatorskiej oraz nadzór nad ich usuwaniem.
• Organizacja spotkań (zamawianie cateringów, przygotowanie sal konferencyjnych).
• Wykonywanie innych obowiązków związanych ze stanowiskiem, zgodnie z poleceniami przełożonego.

Wymagane umiejętności i doświadczenie:

• Komfort w otoczeniu ludzi oraz umiejętność nawiązywania rozmów z nowo poznanymi osobami.
• Biegła znajomość języka polskiego.
• Dobra znajomość języka angielskiego.

Umiejętność doskonałej współpracy w zespole oraz efektywnej pracy samodzielnej:

• Świetne zdolności organizacyjne.
• Doskonałe umiejętności rozwiązywania problemów.
• Doskonałe zarządzanie czasem i samoorganizacja.
• Dobra znajomość pakietu MS Office.
• Entuzjazm i chęć nauki.

Co oferujemy:

• Dynamiczną, ciekawą pracę, codzienny kontakt z interesującymi ludźmi.
• Umowę zlecenie.
• Pracę stacjonarna w biurze przy ulicy Postępu 6 w Warszawie.
• Możliwość awansu i pozostania w firmie na dłużej.
• Możliwość zdobycia doświadczenia i rozwijania umiejętności w międzynarodowej firmie.