sekretarz

Ministerstwo Obrony Narodowej w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

sekretarz do spraw obsługi sekretarsko-biurowej w Departamencie Budżetowym

00-911 Warszawa al. Niepodległości 218

Zakres Zadań Wykonywanych Na Stanowisku Pracy

• Zapewnia wsparcie w realizacji czynności związanych z właściwymi warunkami pracy Kierownictwa Departamentu w tym: - prowadzi kalendarz pracy i przedsięwzięć służbowych (umawianie, dokonywanie zmian terminów lub odwoływanie wcześniej zaplanowanych spotkań i wizyt), - przyjmuje interesantów wewnętrznych i zewnętrznych w tym przyprowadza i odprowadza interesantów, - wykonuje połączenia telefoniczne (także w języku angielskim), - opracowuje projekty punktów do decyzji dyrektora oraz archiwizuje decyzje dyrektora Departamentu, - organizuje odprawy, narady i spotkania dla Kierownictwa Departamentu, w tym przygotowuje pomieszczenia, w których odbywają się spotkania, - przekazuje pracownikom cywilnym i żołnierzom komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne, - obsługuje pocztę elektroniczną, zamyka pisma w systemie informatycznym oraz przekazuje wersje papierowe dokumentów do właściwych kancelarii w celu ich zarchiwizowania.
• Przekazuje komórce odpowiedzialnej w Departamencie za obsługę administracyjną pracowników i żołnierzy Deparatmentu informacje dotyczące udziału Kierownictwa Departamentu w przedwsięwzięciach służbowych oraz związanych z korzystaniem z uprawnień urlopowych, celem ujęcia w dokumentacji wydawanej dla celów ewidencyjno-porządkowych oraz sporządzania i wydawania poleceń wyjazdów służbowych, a także innych dokumentów podróży dla Kierownictwa Departamentu w tym związanych z dokonaniem rezerwacji hoteli oraz biletów kolejowych i lotniczych.
• Dysponuje pojazdem służbowym dyrektora Departamentu, sporządza zapotrzebowanie na prasę krajową i zagraniczną oraz dokonuje jej rozdziału.
• Gospodaruje sprzętem znajdującym się w pomieszczeniach sekretariatu i pomieszczeniach Kierownictwa Departamentu, dba o czystość i porządek w sekretariacie, estetykę w pomieszczeniach przynależnych poprzez koordynowanie pracy personelu pomocniczego (sprzątającego).
• Prowadzi i rozlicza dokumenty finansowe związane z realizacją wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych Kierownictwa Departamentu oraz dokonuje zakupów na te cele w ramach przydzielonego limitu środków finansowych.

Warunki pracy

Budynek

• na zewnątrz: podjazd dla wózków inwalidzkich
• wewnątrz: winda, ograniczona możliwość poruszania się osób na wózkach inwalidzkich, brak toalet dostosowanych do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich

Warunki Dotyczące Charakteru Pracy

• praca administracyjno-biurowa
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
• obsługa urządzeń biurowych
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych - obsługa interesantów i osób spoza Urzędu zgłaszających się do dyrektora Departamentu oraz jego zastępców i osób z Kierownictwa Departamentu

Inne Informacje
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

• pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
• Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca
• Zwróć uwagę na termin, miejsce i sposób składania dokumentów oraz ich kompletność
• Jeśli ofertę składasz elektronicznie, własnoręcznie podpisane oświadczenia dołącz w formie zeskanowanych dokumentów
• Nie rozpatrzymy oferty, którą otrzymamy po terminie
• Nie rozpatrzymy oferty, którą otrzymamy za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail)
• Nie dopuszczamy uzupełniania oferty, jeśli upłynął termin składania dokumentów
• Oświadczenia muszą być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Zachęcamy do skorzystania z gotowego wzoru
• Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego
• Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i odręcznie podpisane oświadczenia opatrzone datą, wskazane w części "DOKUMENTY NIEZBĘDNE". Na ich podstawie zostanie dokonana weryfikacja spełniania przez Ciebie wymagań formalnych
• Podaj w ofercie adres poczty elektronicznej (e-mail). Za jego pośrednictwem powiadomimy Cię jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu. Tak samo zrobimy, jeśli nie uda Ci się przejść do dalszego etapu
• Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy
• Po zakończeniu naboru oferty osób niezatrudnionych zostaną komisyjnie zniszczone
• Do składania dokumentów zachęcamy również osoby z niepełnosprawnością, które spełniają wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu (z uwzględnieniem informacji dotyczących miejsca i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy)
• Pracownikowi może być nadany pracowniczy przydział mobilizacyjny - na podstawie ustawy o obronie Ojczyzny
• Zgodnie z art. 24 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. poz. 928) informujemy, że procedury dotyczące zgłoszeń wewnętrznych reguluje zarządzenie Nr 30 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Obrony Narodowej z dnia 18 września 2024 r. w sprawie wprowadzenia procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Obrony Narodowej

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

doświadczenia zawodowego

powyżej 0,5 roku na stanowisku asystenckim lub związanym z obsługą sekretariatu lub korespondencji

Pozostałe Wymagania Niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym - B1
• Znajomość ustawy o urzędzie Ministra Obrony Narodowej
• Znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
• Znajomość zarządzenia Ministra Obrony Narodowej w sprawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej
• Znajomość zasad savoir vivre'u
• Znajomość zasad etyki w służbie cywilnej
• Znajomość struktury organizacyjnej MON
• Umiejętność: organizacja pracy własnej
• Umiejętność: współpraca z innymi
• Umiejętność: orientacja na klienta
• Umiejętność: komunikacja, w tym komunikacja pisemna
• Umiejętność: radzenie sobie ze stresem
• Spełnienie wymogu określonego w ustawie o służbie cywilnej dotyczącego zakazu zatrudniania w służbie cywilnej osoby, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - osoba wybrana do zatrudnienia, jeśli urodziła się przed dniem 1 sierpnia 1972 r., będzie musiała złożyć Oświadczenie lustracyjne
• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą POUFNE lub wyrażanie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania takiego poświadczenia, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

Dokumenty i Oświadczenia Niezbędne

• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego, w szczególności mogą to być: świadectwa pracy lub zaświadczenia lub referencje lub zakresy obowiązków lub opisy stanowisk pracy lub inne dokumenty (UWAGA: należy dołączyć kopie dokumentów, które w sposób niebudzący wątpliwości potwierdzają zarówno rodzaj, jak i długość wymaganego doświadczenia-dokumentami takimi nie są umowy o pracę, umowy zlecenia itp.)
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. nie pracowałaś/nie pracowałeś ani pełniłaś/nie pełniłeś służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie byłaś/ nie byłeś współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Curriculum Vitae (CV) zawierające dane kontaktowe i informacje wynikające z wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze
• Kopia posiadanego poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą POUFNE lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego mającego na celu uzyskanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą POUFNE
• Kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka angielskiego na poziomie B1 (określonego w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego w służbie cywilnej) lub, w przypadku braku ww. kopii dokumentu, złożenie pisemnego oświadczenia o znajomości języka angielskiego na poziomie B1 - średniozaawansowanym
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i Oświadczenia Dodatkowe

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Dokumenty należy złożyć do:

Decyduje data:wpływu oferty do urzędu

Miejsce Składania Dokumentów
Ministerstwo Obrony Narodowej

Biuro Dyrektora Generalnego

al. Niepodległości 218

00-911 Warszawa

Dokumenty Można Również Składać

• osobiście w Punkcie podawczym MON, al. Niepodległości 218 - wejście od ul. Filtrowej (pn.-pt., w godz w zamkniętej kopercie z nr oferty BIP KPRM
• przez E-PUAP.