Office Manager

4 tygodni temu

Warsaw, Polska Elanco Pełny etat

At Elanco (NYSE: ELAN) – it all starts with animals

As a global leader in animal health, we are dedicated to innovation and delivering products and services to prevent and treat disease in farm animals and pets. We’re driven by our vision of ‘Food and Companionship Enriching Life’ and our approach to sustainability – the Elanco Healthy Purpose – to advance the health of animals, people, the planet and our enterprise.

At Elanco, we pride ourselves on fostering a diverse and inclusive work environment. We believe that diversity is the driving force behind innovation, creativity, and overall business success. Here, you’ll be part of a company that values and champions new ways of thinking, work with dynamic individuals, and acquire new skills and experiences that will propel your career to new heights.

Making animals’ lives better makes life better – join our team today

Purpose: This member of Elanco Solutions Center (ESC) staff will be providing efficient support to management team in the areas of office management, events management and coordination of the reception desk.

Location: This role is to be located at the Elanco Solutions Center (ESC) in Warsaw, Poland.

Key Responsibilities & Deliverables:

Office Operations and Maintenance

Managing and controlling office supplies and managing relationships with respective vendors and 3rd party providers (office supply, HSSE, couriers, vending, cleaning service, catering, Employee ID cards, furniture etc), including invoices handling and PO issuanceSpecifically, controlling the performance of the office cleaning companyNegotiating contracts with office related vendors, when such need arisesCooperating with IT to assure availability of IT equipment for new joinersActing as a point of contact for and maintaining good relationships with the Landlord and Facility Management Company in all aspects related to office management and maintenance of office equipmentManaging ad-hoc employee’s request related to office space, office equipment performance, meeting organizations as well as ad-hoc office issuesResponsibility for administrative and office related tasks – handling post, documents, organizing events and meetings, catering, handling incoming callsMaintaining distribution lists and administering office and car park accessCooperation with Communication Associate and GM’s assistant to assure smooth and efficient preparation of Management meetings and Town HallsOther ad-hoc tasks belonging to Administration and Finance area

Managing reception:

Welcoming external and internal guests and managing their visits (room booking, communication, hotel and logistics if necessary)Handling incoming and outgoing postal and courier shipmentsManaging office entry cards and parking cards

Other

Being a point of contact for and coordinating Health and Safety / HSE activities

Requirements:

University degree (Bachelors or equivalent),Fluency in EnglishVery good MS Office skills,2-4 years of experience in office management and/or coordination of the reception desk in an international company,Knowledge of contract/supplier management,Self-starter with strong interpersonal & communication skills and capability to work independently,Strong partnership mindset,Capable of problem solving and conflict resolutionStrong capability to prioritize and operate in a dynamic and demanding environment,Very good organizing and coordinating skillsWorks well under pressure

We offer:

Career at one of the leading global animal healthcare companiesHybrid work typeOffice located in the center of Warsaw (Rondo Daszynskiego)Extra days offFlexible working hoursSports cards (Multisport), private medical care, life insuranceEmployee Referral ProgramOpen and inclusive environment which is supportive and welcoming of all diversity strandsAnimal-Friendly officeTheatre tickets discountsLanguage learning platform

  • Office Manager

    2 miesięcy temu

    Warsaw, Polska Trinetix Pełny etat

    We're looking for an Office Manager to join our like-minded team in Warsaw on a part-time basis and dive into an energetic environment. Qualifications: Proven experience as an Office Administrator or Front Office Manager or any related position, preferably in a tech company; Time management skills and ability to prioritize work; Strong organizational and...

  • Office Manager

    4 tygodni temu

    Warsaw, Polska Trinetix Pełny etat

    We're looking for an Office Manager to join our like-minded team in Warsaw on a part-time basis and dive into an energetic environment. Qualifications: Proven experience as an Office Administrator or Front Office Manager or any related position, preferably in a tech company; Time management skills and ability to prioritize work; Strong organizational and...

  • Office manager

    7 dni temu

    Warsaw, Polska Smakjam Sp. z o.o. Pełny etat

    Studio postprodukcyjne Smakjam Sp. z o.o. poszukuje kandydatów do pracy stacjonarnej w biurze na Mokotowie w wymiarze 4/5 na stanowisko: Office Manager Osoba, którą zatrudnimy, odpowiedzialna będzie za: Obsługę administracyjną biura Obsługę rozliczeń i dokumentacji Spółki Wspieranie działań i projektów firmy Zarządzanie kalendarzem...

  • Office Manager @ Meest International

    4 tygodni temu

    Warsaw, Polska Meest International Pełny etat

    We are looking for a n Office Manager or Office Administrator who is highly energized and service- and detail-oriented in a growing international cross-border e-commerce logistics business. Office manager duties and responsibilities include scheduling meetings and appointments, making office supplies arrangements, greeting visitors, and providing general...

  • Office Manager

    7 dni temu

    Warsaw, Polska In4ge Sp. z o. o. Pełny etat

    in4ge  to spółka z wieloletnim doświadczeniem, należąca do grupy zajmującej się tworzeniem autorskich produktów IT wspierających biznes. Specjalizujemy się w usługach rekrutacyjnych oraz dostarczaniu swoim partnerom biznesowym specjalistów IT oraz całych zespołów projektowych realizujących usługi programistyczne, analityczne, testerskie...

  • QPPV Office Manager

    2 miesięcy temu

    Warsaw, Polska Elanco Pełny etat

    At Elanco (NYSE: ELAN) – it all starts with animals!As a global leader in animal health, we are dedicated to innovation and delivering products and services to prevent and treat disease in farm animals and pets. We’re driven by our vision of ‘Food and Companionship Enriching Life’ and our approach to sustainability – the Elanco Healthy Purpose –...

  • Junior Office Manager

    4 tygodni temu

    Warsaw, Polska WeSub Pełny etat

    Wiesz, co jest fajne? Świat, w którym nie musisz martwić się o posiadanie najnowszego telefonu, samochodu czy urządzeń RTV AGD. Wszystko to możesz po prostu subskrybować z WeSub! Dzięki naszym innowacyjnym rozwiązaniom opartym na idei ekonomii subskrypcji, możesz cieszyć się nowym sprzętem, gdy tylko zechcesz. A teraz masz szansę dołączyć...

  • Junior Office Manager

    2 miesięcy temu

    Warsaw, Polska WeSub Pełny etat

    Wiesz, co jest fajne? Świat, w którym nie musisz martwić się o posiadanie najnowszego telefonu, samochodu czy urządzeń RTV AGD. Wszystko to możesz po prostu subskrybować z WeSub! Dzięki naszym innowacyjnym rozwiązaniom opartym na idei ekonomii subskrypcji, możesz cieszyć się nowym sprzętem, gdy tylko zechcesz. A teraz masz szansę dołączyć...

  • Office Manager @ IMPERIA HR

    3 dni temu

    Warsaw, Polska IMPERIA HR Pełny etat

    Holding finansowy będący międzynarodową korporacją, poszukuje do pracy Office Managera. Czy posiadasz już podobne doświadczenie zawodowe? Czy mówisz biegle po polsku, angielsku i rosyjsku? Potrafisz pracować w trybie wielozadaniowym? Ta oferta jest dla Ciebie! Jesteś zainteresowany ofertą? Nie zwlekaj, wyślij swoje CV! Firma...

  • Office Coordinator

    4 tygodni temu

    Warsaw, Polska People Sp. z o.o. Pełny etat

    Dla jednego z naszych Klientów, międzynarodowej firmy z branży kosmetycznej poszukujemy osoby zainteresowanej pracą na stanowisku:Office CoordinatorLokalizacja: Warszawa ŚródmieścieObowiązki:Wsparcie administracyjne zespołu związane z codziennym funkcjonowaniem biura (odbieranie telefonów, koordynowanie obiegiem dokumentów, dbanie o wyposażenie...

  • Office Coordinator

    2 miesięcy temu

    Warsaw, Polska People Sp. z o.o. Pełny etat

    Dla jednego z naszych Klientów, międzynarodowej firmy z branży kosmetycznej poszukujemy osoby zainteresowanej pracą na stanowisku:Office CoordinatorLokalizacja: Warszawa ŚródmieścieObowiązki:Wsparcie administracyjne zespołu związane z codziennym funkcjonowaniem biura (odbieranie telefonów, koordynowanie obiegiem dokumentów, dbanie o wyposażenie...

  • Business Management Office

    4 tygodni temu

    Warsaw, Polska Societe Generale SA Oddzial w Polsce Pełny etat

    Business Management Office (BMO) Manager Miejsce pracy: Warszawa Your responsibilities The successful candidate will be responsible for organizing the setting-up and management of the local GLBA/BMO team that oversee the following missions: Software Development (Rapid Application Development (RAD)), Data Protection, Data Quality, Regulatory projects. The...

  • Office Coordinator

    4 tygodni temu

    Warsaw, Polska People Sp. z o.o. Pełny etat

    Dla jednego z naszych Klientów, międzynarodowej firmy z branży kosmetycznej poszukujemy osoby zainteresowanej pracą na stanowisku:Office CoordinatorLokalizacja: Warszawa ŚródmieścieObowiązki:Wsparcie administracyjne zespołu związane z codziennym funkcjonowaniem biura (odbieranie telefonów, koordynowanie obiegiem dokumentów, dbanie o wyposażenie...

  • Office Coordinator

    2 miesięcy temu

    Warsaw, Polska People Sp. z o.o. Pełny etat

    Dla jednego z naszych Klientów, międzynarodowej firmy z branży kosmetycznej poszukujemy osoby zainteresowanej pracą na stanowisku:Office CoordinatorLokalizacja: Warszawa ŚródmieścieObowiązki:Wsparcie administracyjne zespołu związane z codziennym funkcjonowaniem biura (odbieranie telefonów, koordynowanie obiegiem dokumentów, dbanie o wyposażenie...

  • Structured Finance Back Office Manager

    1 tydzień temu

    Warsaw, Polska Societe Generale SA Oddzial w Polsce Pełny etat

    Structured Finance Back Office Manager Miejsce pracy: Warszawa Your responsibilities As a manager, you will lead a team (10-15 employees) who handles Loan Servicing. You will be in charge of monitoring the key business-related activities and performing operational and HR supervision within your team. You will ensure all the activities handled by the team...

  • Office & People Manager (Part-time)

    3 godzin temu

    Warsaw, Polska Opensignal Pełny etat

    Job title:  Office & People Manager  (Part-time)Department: People TeamReporting to: Sr. Director Software EngineeringLocation: Warsaw, PolandHours: 20 - 32 hours per week, with flexibility to accommodate business needs. Purpose of RoleWe are seeking a proactive Part-time Office  & People Manager to support our Senior Director, Engineering and...

  • Office Assistant

    7 dni temu

    Warsaw, Polska P&P Solutions Sp. z o.o. Pełny etat

    Świadczymy usługi outsourcingowe i rekrutacyjne oraz wspieramy transformację cyfrową (poprzez m.in. wdrożenia usług chmurowych) dla klientów na całym świecie, zarówno dla szybko rozwijających się start-up’ów, największych software house’ów w Polsce, dużych firm produktowych, jak również wielu największych globalnych korporacji....

  • Office Manager/C-level Assistant

    4 tygodni temu

    Warsaw, Polska .intent Pełny etat

    We’re on the lookout for an Office Manager/C-level Assistant to join our awesome People team. You’ll focus on solid support for the CEO and taking care of everything connected with the office located right in the heart of Warsaw at 46 Wilcza Street. Requirements : at least 1-2 years of professional experience in a similar position and at least B2 level...

  • Support – QPPV Office

    4 tygodni temu

    Warsaw, Polska Elanco Pełny etat

    At Elanco (NYSE: ELAN) – it all starts with animals!As a global leader in animal health, we are dedicated to innovation and delivering products and services to prevent and treat disease in farm animals and pets. We’re driven by our vision of ‘Food and Companionship Enriching Life’ and our approach to sustainability – the Elanco Healthy Purpose –...

  • Junior Office Manager

    4 tygodni temu

    Warsaw, Polska AUTO1 Group Pełny etat

    Opis oferty pracyObowiązki:Obsługa recepcji, a w tym przyjmowanie gości, zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji, zarządzanie kalendarzem i salami konferencyjnymiWspółpraca z dostawcami Administrowanie flotą służbową oraz miejscami parkingowymiOrganizowanie podróży służbowych i rozliczanie delegacjiPrzygotowywanie pism...