Office Manager

2 miesięcy temu

Warsaw, Polska Diebold Nixdorf Pełny etat

Expect more. Connect more. Be more at Diebold Nixdorf. Our teams automate, digitize, and transform the way more than 75 million people around the globe bank and shop in this hyper-connected, consumer-centric world. Join us in connecting people to commerce in this vital, rewarding role. 

Office Manager

Position overview

As Office Manager you will provide administrative services within a designated department, function or process area. Your duties may include services such as office support; paperwork / documentation preparation, filing and submission; inventory tracking and purchasing; facility maintenance; administrative equipment maintenance, tracking and controlling departmental processes (that is, subcontracted work, cost tracking, internal IT applications and other duties. You will be in contact with the building administration, taking care of compulsory checks and verifications as well in cooperation with the responsible for HSE. In addition, you will be responsible for the organization of events and team activities. 

Responsibilities 

Providing administrative support  Performing specific duties relating to the following: Office support - procuring supplies, performing transactional duties related to employee, contractor and visitor security and clearance, initiating service calls and participating in life safety and emergency planning exercises. Processing administration - completing, verifying and submitting paperwork in support of ongoing operations (that is, tax forms, purchase orders, invoices, vendor-related agreements, bills of sale, expense accounts, . Facility maintenance - supporting construction, refurbishment, relocation and similar activity. Office administration - handling incoming and outgoing correspondence, performing data entry, handling filing and document retrieval, supporting meetings and conferences (scheduling, arranging A/V and other equipment), greeting and directing visitors and guests, etc. Engaging with assigned team members, allied teams, customers and other stakeholders to ensure accurate and timely communication and task completion. Ensuring adherence to established company and regulatory policies and guidelines. Verifying accuracy of recorded information, including tax forms, invoices, expense accounts, bills of sale. Verifying that all documents are properly approved and signed. Providing technical / procedural support for system, equipment and process upgrades. Attending key meetings to offer transactional / procedural insight, serving as minute taker and ensuring appropriate dissemination of records. Ensuring proper handling of sensitive information. Providing administrative support for designated manager(s), team(s) or a functional area (that is, Finance, Sales / Sales Operations, Marketing, Supply Chain, etc).

Qualifications

Education or equivalent work experience required. Minimum of 2-4 years of relevant experience or equivalent combination of education and experience in Administrative Services. Good business English and Polish skills (Written and spoken).

We offer

Full-time employment contract Training program from the first day of work  Access to the latest technologies Development opportunities (career paths, internal recruitment, training, participation in additional projects) An atmosphere of support and cooperation in our teams Life insurance  Private medical care  Multisport card 26 days of leave regardless of length of service  Access to the training platform - approx. 8,000 training courses (including certified training)  Employee referral program

Kierownik biura

Opis stanowiska

Jako Office Manager będziesz świadczyć usługi administracyjne w ramach wyznaczonego działu, funkcji lub obszaru procesu. Twoje obowiązki mogą obejmować takie usługi, jak wsparcie biurowe; przygotowywanie dokumentacji, archiwizacja i składanie dokumentów; śledzenie zapasów i zakupy; utrzymanie obiektu; konserwacja sprzętu administracyjnego, śledzenie i kontrolowanie procesów w dziale (tj. prace zlecone podwykonawcom, śledzenie kosztów, wewnętrzne aplikacje IT itp. Będziesz w kontakcie z administracją budynku, dbając o obowiązkowe kontrole i weryfikacje, a także we współpracy z osobą odpowiedzialną za BHP. Ponadto będziesz odpowiedzialny za organizację wydarzeń i działań zespołowych.

Zakres obowiązków 

Zapewnienie wsparcia administracyjnego  Wykonywanie określonych obowiązków związanych z następującymi kwestiami: Wsparcie biurowe - zamawianie materiałów eksploatacyjnych, wykonywanie obowiązków transakcyjnych związanych z bezpieczeństwem i odprawą pracowników, wykonawców i gości, inicjowanie zgłoszeń serwisowych oraz udział w ćwiczeniach z zakresu bezpieczeństwa życia i planowania awaryjnego. Zarządzanie procesami - wypełnianie, weryfikacja i składanie dokumentacji wspierającej bieżące operacje (tj. formularzy podatkowych, zamówień zakupu, faktur, umów związanych z dostawcami, rachunków sprzedaży, rachunków wydatków Utrzymanie obiektu - wspieranie budowy, renowacji, relokacji i podobnych działań. Administracja biurowa - obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, wprowadzanie danych, obsługa archiwizacji i wyszukiwania dokumentów, obsługa spotkań i konferencji (planowanie, organizowanie sprzętu audiowizualnego i innego sprzętu), witanie i kierowanie odwiedzających i gości itp. Współpraca z przydzielonymi członkami zespołu, zespołami pokrewnymi, klientami i innymi interesariuszami w celu zapewnienia dokładnej i terminowej komunikacji oraz realizacji zadań. Zapewnienie przestrzegania ustalonych zasad i wytycznych firmy i przepisów. Weryfikacja dokładności zarejestrowanych informacji, w tym formularzy podatkowych, faktur, rachunków wydatków, rachunków sprzedaży. Sprawdzanie, czy wszystkie dokumenty są prawidłowo zatwierdzone i podpisane. Zapewnianie wsparcia technicznego / proceduralnego dla systemu, sprzętu i aktualizacji procesów. Uczestniczenie w kluczowych spotkaniach w celu oferowania wglądu w transakcje / procedury. Zapewnienie właściwego postępowania z informacjami wrażliwymi. Zapewnienie wsparcia administracyjnego dla wyznaczonego kierownika (kierowników), zespołu (zespołów) lub obszaru funkcjonalnego (tj. finansów, sprzedaży / operacji sprzedaży, marketingu, łańcucha dostaw

Wymagania

Wymagane wykształcenie lub równoważne doświadczenie zawodowe. Minimum 2-4 lata odpowiedniego doświadczenia lub równoważne połączenie wykształcenia i doświadczenia w zakresie usług administracyjnych. Dobra znajomość biznesowego języka angielskiego i polskiego (w mowie i piśmie).

Oferujemy

Umowę o pracę na pełny etat Program szkoleniowy od pierwszego dnia pracy Dostęp do najnowocześniejszych technologii Możliwości rozwoju (ścieżki kariery, rekrutacje wewnętrzne, szkolenia, uczestnictwo w dodatkowych projektach) Atmosferę wsparcia i współpracy w naszych zespołach Ubezpieczenie na życie Prywatną opiekę medyczną Kartę Multisport 26 dni urlopu niezależnie od stażu pracy Dostęp do platformy szkoleniowej - ok. 8000 szkoleń (w tym szkolenia certyfikowane) Program poleceń pracowniczych

#LI-KK2

  • Reception & Office Administration

    2 miesięcy temu

    Warsaw, Polska Elanco Pełny etat

    Responsibilities:Reception & Office Administration (80%):Welcoming external and internal guests and assisting Office Manager with managing their visits (room booking, communication, hotel and logistics if necessary)Handling incoming and outgoing postal and courier shipments, catering, handling incoming callsManaging office entry cards and parking...

  • Office Manager

    1 miesiąc temu

    Warsaw, Polska Michael Page Pełny etat

    Zapewnienie wysokiego standardu utrzymania nieruchomościNadzór nad zespołem zarządzającym nieruchomościąProwadzenie negocjacji z dostawcami usług oraz firmami zewnętrznymi.Wdrażanie strategii mających na celu optymalizację kosztów operacyjnych.Kreowanie i utrzymywanie pozytywnego wizerunku obiektuWspółpraca z działem marketingu w celu...

  • Project Manager

    2 tygodni temu

    Warsaw, Polska Arcadis Pełny etat

    As an Arcadian, you already help us deliver world leading sustainable design, engineering, and consultancy solutions for natural and built assets. You are part of our global business comprising 36, people, in over 70 countries, dedicated to improving quality of life. Everyone has an important role to play. With the power of many curious minds, together we...

  • Office Manager

    2 miesięcy temu

    Warsaw, Polska Colas Pełny etat

    COLAS zatrudnia ponad 60.000 pracowników na całym świecie, dysponując siecią 800 oddziałów konstrukcyjnych i 2000 jednostek produkcyjnych, które umożliwiają realizację około 100.000 projektów rocznie.Jako światowy lider w branży drogowej, COLAS rozpoczął swoją aktywność na rynku polskim w 1997 roku. Obecnie COLAS funkcjonuje i rozwija...

  • Office Coordinator

    1 miesiąc temu

    Warsaw, Polska Evolution Pełny etat

    Job DescriptionProvide office support services to ensure efficiency and effectiveness within Evolution office.Greet, assist, and/or direct the public to the appropriate host employee.Dealing with incoming/outgoing correspondence in line with the policy, sign for deliveries and direct them to the appropriate staff member, receive/register and send mails and...

  • Project Manager

    3 tygodni temu

    Warsaw, Polska Arcadis Pełny etat

    As an Arcadian, you already help us deliver world leading sustainable design, engineering, and consultancy solutions for natural and built assets. You are part of our global business comprising 36, people, in over 70 countries, dedicated to improving quality of life. Everyone has an important role to play. With the power of many curious minds, together we...

  • Post Security Manager

    3 tygodni temu

    Warsaw, Polska Foreign, Commonwealth & Development Office Pełny etat

    The British Government is an inclusive and diversity-friendly employer. We value difference, promote equality and challenge discrimination, enhancing our organisational capability. We welcome and encourage applications from people of all backgrounds. We do not discriminate on the basis of disability, race, colour, ethnicity, gender identity, religion, sexual...

  • Office Coordinator

    4 tygodni temu

    Warsaw, Polska People Sp. z o.o. Pełny etat

    Dla jednego z naszych Klientów, międzynarodowej firmy z branży kosmetycznej poszukujemy osoby zainteresowanej pracą na stanowisku:Office CoordinatorLokalizacja: Warszawa Śródmieście, praca stacjonarnaObowiązki:Wsparcie administracyjne zespołu związane z codziennym funkcjonowaniem biura (odbieranie telefonów, koordynowanie obiegiem dokumentów,...

  • Switchboard - Office Assistant

    3 tygodni temu

    Warsaw, Polska H&M Pełny etat

    Job DescriptionAs a Switchboard Office Assistant, you will be responsible for arrangements of business travel and meetings. You will be responsible also for tasks in connection to administration and office management.Key responsibilities: Assist all local travelers (outgoing/incoming) with international business travel according to travel routine: it...

  • Senior Manager, Project Management Office

    4 tygodni temu

    Warsaw, Polska Visa Pełny etat

    Job DescriptionWe are seeking an experienced and strategic Senior Manager to join the Payment Products Development PMO, supporting the Client Services and Global Sales space. This successful candidate will lead a team of Technical Program Managers and Scrum Masters, who lead enterprise-class software programs and projects.  Essential Functions:Provide...

  • Senior Manager, Project Management Office

    4 tygodni temu

    Warsaw, Polska Visa Pełny etat

    Job DescriptionWe are seeking an experienced and strategic Senior Manager to join the Payment Products Development PMO, supporting the Client Services and Global Sales space. This successful candidate will lead a team of Technical Program Managers and Scrum Masters, who lead enterprise-class software programs and projects.  Essential Functions:Provide...

  • Junior Office Manager

    3 miesięcy temu

    Warsaw, Polska AUTO1 Group Pełny etat

    Este anuncio de empleo no está disponible en español. Opis firmy AUTO1 Group  to europejski lider wśród online’owych platform samochodów używanych. Jesteśmy obecni w ponad 30 krajach, gdzie z powodzeniem kupujemy i sprzedajemy auta używane. Łącząc kupujących i sprzedających za pomocą technologii umożliwiamy dealerom i konsumentom...

  • Office Assistant

    2 miesięcy temu

    Warsaw, Polska Kinguin Pełny etat

    Kinguin, founded in 2013, has quickly grown to become a major player in the digital entertainment marketplace with over 17 million customers worldwide. We offer a wide range of digital products, including video games and computer software, and have been a pioneer in supporting the esports industry through sponsorships of tournaments, events, and...

  • Senior Project Manager

    3 miesięcy temu

    Warsaw, Polska Société Générale Assurances Pełny etat

    Senior Project Manager - Transformation Project Office – M/F/D Permanent contract|Warsaw|Innovation / Project / Organization Senior Project Manager - Transformation Project Office – M/F/D Warsaw, Poland Permanent contract Innovation / Project / Organization Responsibilities Mission:  Société Générale Branch in Poland is...

  • Structured Finance Back Office Manager – M/F/DPermanent contractWarsaw, Poland

    4 miesięcy temu

    Warsaw, Polska Société Générale Assurances Pełny etat

    Structured Finance Back Office Manager – M/F/D Permanent contract|Warsaw|Banking operations processing Structured Finance Back Office Manager – M/F/D Warsaw, Poland Permanent contract Banking operations processing Responsibilities Mission:  Société Générale Warsaw Branch is currently looking for Structured Finance Back...

  • Office Manager

    1 dzień temu

    Warsaw, Polska Genesis Pełny etat

    Привіт! Genesis — українська кофаундингова ІТ-компанія, яка є одним із найбільших паблішерів неігрових...

  • Switchboard - Office Assistant

    3 tygodni temu

    Warsaw, Polska H&M Pełny etat

    Job DescriptionAs a Switchboard Office Assistant, you will be responsible for arrangements of business travel and meetings. You will be responsible also for tasks in connection to administration and office management.Key responsibilities: Assist all local travelers (outgoing/incoming) with international business travel according to travel routine: it...

  • Wholesale KYC Operations Middle Office Manager Vice President

    3 miesięcy temu

    Warsaw, Polska JPMorgan Chase & Co. Pełny etat

    Do you have the ability to quickly build rapport with customers to ensure the KYC aspect of the Clients onboarding experience is exceptional, efficient and world class? Then this role is for you. As a Wholesale KYC Middle Office Manager Vice President within the Wholesale KYC Operations Client Office team, you will act as a single point of contact and...

  • Front and Back Office Manager

    1 tydzień temu

    Warsaw, Polska Michael Page Pełny etat

    Definiowanie procesów pracy w ramach koncepcji zespołów Front Office i Back Office dla EE.Zarządzanie zamówieniami do wysyłki, w tym logistyka odwrotna.Koordynowanie wdrażania EDI klienta.Reagowanie na zapytania rynkowe i klientów poprzez badanie statusu pokrycia zamówień, wysyłek, zaległych płatności i przyspieszeń.Właściciel w celu...

  • Junior I2C Analyst

    2 tygodni temu

    Warsaw, Polska Stryker Poland Services sp. z o.o. Pełny etat

    Work Flexibility: Hybrid The Role As a Junior I2C Analyst (BO) you will be responsible for performing assigned I2C activities within Back Office team, reporting directly to Associate Manager. It includes all admin operations starting from allocating cash timely and accurately and performing all manual adjustments to ERP. This person will work closely with...